A matriz GUT é uma ferramenta de priorização que dá a cada problema três notas de 1 a 5: Gravidade (o tamanho do estrago se nada for feito), Urgência (quanto tempo você tem antes de doer) e Tendência (o quanto piora se continuar assim). Multiplica-se G × U × T. O problema com a maior nota, de no máximo 125, entra no plano. O resto espera a vez.
Nem todo problema merece a sua atenção agora.
A empresa média tem 40 problemas na mesa e cinco horas livres na semana para resolvê-los. O erro mais comum não é escolher errado. É não escolher, e tocar os 40 pela metade.
O que é a matriz GUT?
A matriz GUT é uma técnica de priorização criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, muito usada em gestão da qualidade. Ela transforma uma lista de problemas em um ranking objetivo a partir de três critérios.
| Letra | Critério | Pergunta | Nota 1 | Nota 5 |
|---|---|---|---|---|
| G | Gravidade | Qual o tamanho do estrago se nada for feito? | Sem gravidade | Extremamente grave |
| U | Urgência | Quanto tempo tenho antes de doer? | Pode esperar | Precisa de ação imediata |
| T | Tendência | O quanto piora se continuar assim? | Não vai piorar | Vai piorar rapidamente |
A nota final é a multiplicação: G × U × T. O intervalo vai de 1 a 125.
A multiplicação, e não a soma, é o que dá força à ferramenta: um problema médio nos três critérios (3 × 3 × 3 = 27) fica abaixo de um problema grave, urgente e em crescimento (5 × 4 × 4 = 80). A soma achataria essa diferença.
Como fazer uma matriz GUT em cinco passos
- Liste os problemas. Tudo que está travando a empresa, sem filtro. Escreva como problema, não como solução ("clientes atrasam pagamento", não "cobrar melhor").
- Dê a nota de Gravidade. De 1 a 5, pensando no impacto sobre caixa, clientes, equipe e reputação.
- Dê a nota de Urgência. De 1 a 5, pensando no prazo antes que o problema cause dano.
- Dê a nota de Tendência. De 1 a 5, pensando no que acontece se ninguém fizer nada.
- Multiplique e ordene. O primeiro da lista entra no plano do trimestre. Os três primeiros, no máximo, entram no radar.
Dica prática: faça as notas com duas ou três pessoas do time e discuta só onde a diferença entre elas passar de dois pontos. É ali que estão as percepções mais diferentes sobre o negócio.
Exemplo de matriz GUT preenchida
Exemplo ilustrativo de uma empresa de serviços:
| Problema | G | U | T | GUT | Ordem |
|---|---|---|---|---|---|
| Clientes grandes atrasam pagamento | 5 | 5 | 4 | 100 | 1º |
| Propostas comerciais demoram 10 dias | 4 | 4 | 4 | 64 | 2º |
| Margem caiu nos contratos novos | 5 | 3 | 4 | 60 | 3º |
| Site desatualizado | 2 | 2 | 2 | 8 | fora |
| Falta de manual de onboarding | 3 | 2 | 2 | 12 | fora |
Repare que o site desatualizado, que costuma incomodar o dono todos os dias, fica no fim da fila. A matriz tira o problema mais visível do lugar do problema mais importante.
O erro mais comum ao usar a matriz GUT
A ferramenta parece simples porque é. E é justamente por isso que funciona numa empresa sem tempo sobrando.
O erro não está na matriz. Está no que se faz depois:
- Priorizar três e tocar dez. A lista do plano precisa ser curta. O que ficou fora espera de verdade.
- Dar nota 5 para tudo. Se tudo é grave e urgente, nada é. Force a distribuição.
- Não refazer. A matriz é uma foto. Refaça a cada ciclo de 90 dias, porque os problemas mudam de posição.
A maior parte das empresas que travam não travou por falta de ideia. Travou por excesso delas, todas pela metade.
Antes da matriz GUT: a pergunta do Bindu
A matriz GUT responde qual problema resolver primeiro. Mas ela funciona melhor quando a empresa já sabe para onde está indo.
No Método Yantra, a primeira pergunta do Canvas é:
"Qual é o único resultado que, alcançado nos próximos 12 meses, tornaria todo o resto secundário?"
Esse ponto se chama Bindu: o objetivo central da empresa. A resposta precisa caber em uma frase, sem "e" no meio.
A maioria dos empresários não responde de primeira. Alguns listam cinco objetivos, o que é o mesmo que não ter nenhum. Outros respondem "crescer", que não é objetivo, é desejo.
Com o Bindu definido, a gravidade na matriz GUT passa a ter uma régua: grave é o que ameaça esse resultado.
Onde a matriz GUT entra no planejamento
No Método Yantra, a matriz GUT é usada nas semanas 5 a 7, na fase de planejamento, logo depois do diagnóstico empresarial e antes da definição de OKRs. A ordem é deliberada:
- Diagnóstico mostra onde a empresa está.
- GUT escolhe o que atacar primeiro.
- OKR transforma a escolha em meta com prazo.
Veja a sequência completa em planejamento estratégico para pequenas empresas.
Em resumo
- A matriz GUT dá notas de 1 a 5 para Gravidade, Urgência e Tendência de cada problema.
- A nota final é G × U × T, de 1 a 125. A multiplicação destaca o que é crítico nos três critérios.
- O problema de maior nota entra no plano; o resto espera.
- O erro mais comum é priorizar e continuar tocando tudo ao mesmo tempo.
- Funciona melhor com um objetivo central definido (o Bindu, no Método Yantra).
Perguntas frequentes
O que significa GUT?
GUT é a sigla de Gravidade, Urgência e Tendência, os três critérios usados para dar nota a cada problema.
Como calcular a matriz GUT?
Dê a cada problema uma nota de 1 a 5 em gravidade, urgência e tendência e multiplique as três. O resultado vai de 1 a 125. Quanto maior, maior a prioridade.
Por que multiplicar em vez de somar?
Porque a multiplicação separa melhor os problemas críticos. Um problema 5-4-4 soma 13 e multiplica 80; um problema 3-3-3 soma 9 e multiplica 27. A distância entre eles fica mais clara.
Quem criou a matriz GUT?
A técnica é atribuída a Charles Kepner e Benjamin Tregoe, especialistas em resolução de problemas e tomada de decisão.
Quantos problemas priorizar de uma vez?
Um como prioridade principal do trimestre e no máximo três no radar. Mais do que isso volta a dividir a atenção.
Com que frequência refazer a matriz GUT?
A cada ciclo de 90 dias, ou antes, se um evento grande mudar o cenário da empresa.
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Escrito por Rhaunn Moraes, consultor estratégico da Raja Consultoria Estratégica, em Curitiba.